Microsoft 365

Migración tenant to tenant

Fusiones, adquisiciones, escisiones y consolidaciones. La operación societaria se firma en un día; la integración tecnológica lleva meses.

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El problema

Una migración entre tenants de Microsoft 365 es técnicamente más compleja que una migración desde una plataforma ajena, aunque parezca lo contrario por tratarse del mismo producto.

El motivo es que un tenant no es sólo correo. Es identidad, es OneDrive con los ficheros de cada usuario, es SharePoint con la documentación departamental, son equipos de Teams con sus conversaciones y sus ficheros asociados, son grupos, son aplicaciones registradas, son políticas de seguridad y es un dominio que sólo puede estar verificado en un tenant a la vez.

Esa última restricción marca el proyecto: el dominio de correo no puede existir simultáneamente en origen y destino, lo que obliga a coreografiar cuidadosamente el momento del cambio.

Y el contexto tampoco ayuda. Estas migraciones ocurren durante fusiones o escisiones, con plazos impuestos por lo societario, con dos equipos de TI que no se conocen y a menudo con información que aún no puede compartirse entre ambas partes.

Qué hace IT Encore

Planificamos y ejecutamos migraciones entre tenants con un periodo de coexistencia que permite que las dos organizaciones sigan trabajando y comunicándose durante la transición.

El proyecto empieza por el inventario de los dos lados —usuarios, buzones, contenido, equipos de Teams, aplicaciones y dominios— y por las decisiones de arquitectura: qué convenciones de nombres se adoptan, cómo se resuelven las colisiones de identidad y qué estructura tendrá el tenant resultante.

La ejecución se hace por oleadas, respetando los grupos de trabajo, y con el dominio como último paso. Hasta entonces los usuarios migrados trabajan con una dirección temporal y con reenvío configurado, de modo que nadie deja de recibir correo.

Qué se migra

Usuarios. Identidades en Entra ID, con resolución de colisiones de nombre y asignación de licencias.
Exchange Online. Buzones de persona, compartidos, funcionales y de recurso, con permisos y delegaciones.
OneDrive. Ficheros personales de cada usuario, con su estructura y sus permisos de compartición.
SharePoint. Sitios, bibliotecas, versiones y permisos, revisados en lugar de replicados sin criterio.
Teams. Equipos, canales, ficheros asociados y, según herramienta y alcance, el histórico de conversaciones.
Grupos. Grupos de Microsoft 365, listas de distribución y grupos de seguridad.
Dominios. Liberación en el tenant de origen y verificación en el destino, coreografiada para minimizar el corte.
Coexistencia. Encaminamiento de correo, disponibilidad de calendarios y directorio compartido durante la transición.
Aplicaciones. Inventario de aplicaciones registradas y de integraciones que dependen del tenant de origen.
Dispositivos. Equipos unidos al directorio y dispositivos gestionados, cuando forman parte del alcance.

Escenarios habituales

Fusión

Dos organizaciones se integran en un único tenant, con una convención de nombres común y estructura unificada.

Adquisición

La empresa adquirida se incorpora al tenant de la matriz, habitualmente por fases y con plazos marcados por la operación.

Escisión

Una división se separa y necesita su propio tenant, llevándose sólo la información que le corresponde.

Consolidación

Un grupo con varios tenants heredados los unifica para reducir coste administrativo y homogeneizar la seguridad.

Cambio de dominio

Rebranding o cambio de razón social que obliga a mover el dominio principal de correo.

Salida de un proveedor

Traslado a un tenant propio desde uno gestionado por un tercero que también aloja a otros clientes.

Riesgos que controlamos

Colisiones de identidad

Dos personas con el mismo nombre o dos direcciones idénticas exigen una convención decidida antes de migrar.

Ventana del dominio

El dominio sólo puede estar en un tenant. La liberación y la verificación se coreografían al minuto.

Histórico de Teams

La migración de conversaciones tiene límites técnicos que conviene explicar antes, no después.

Permisos replicados a ciegas

Una fusión es la ocasión de revisar quién accede a qué, en lugar de arrastrar permisos heredados.

Aplicaciones atadas al tenant

Integraciones y aplicaciones registradas que dejan de autenticar tras el cambio.

Plazos societarios

Cuando la fecha es inamovible, el plan se organiza por oleadas para llegar con lo crítico primero.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los usuarios de ambos tenants trabajar juntos durante la migración?

Sí. Se configura la coexistencia para que el correo se encamine correctamente, la disponibilidad de calendarios funcione entre organizaciones y los usuarios puedan localizarse en el directorio. Es imprescindible en migraciones que duran semanas.

¿Se migra el histórico de conversaciones de Teams?

Depende del alcance y de la herramienta empleada, y tiene limitaciones técnicas reales. Los ficheros y la estructura de equipos y canales se trasladan bien; el histórico de chat es el elemento más restringido. Lo aclaramos en la fase de análisis para que no haya sorpresas.

¿Cuánto dura una migración tenant to tenant?

Semanas o meses según el número de usuarios y el alcance. La parte de preparación y coexistencia suele ser la más larga; la migración de cada oleada es relativamente rápida. El calendario se cierra tras el inventario de ambos lados.

¿Qué ocurre con las direcciones de correo antiguas?

Se pueden mantener como alias en el tenant de destino para que el correo dirigido a ellas siga llegando. Es lo recomendable durante un periodo largo, porque los contactos externos tardan en actualizar sus agendas.

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Fusiones, escisiones o unificación de tenants heredados: empezamos por el inventario.

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