Migración de correo a Microsoft 365
Migramos plataformas de correo completas desde 2016. El objetivo es que el usuario abra su cliente por la mañana y no note nada.
El problema
El correo es el servicio con menos tolerancia al fallo de toda la infraestructura. Una hora de correo caído se nota inmediatamente en toda la organización, y un mensaje perdido puede tener consecuencias contractuales.
Sin embargo, es también el servicio que más se migra con ligereza. La tentación es tratarlo como una copia de buzones: se pasan los datos, se cambia el registro MX y listo. Los problemas aparecen después.
Lo que se olvida suele ser lo mismo: buzones compartidos y sus delegaciones, listas de distribución, alias, reglas de reenvío, cuentas de aplicación que envían notificaciones desde impresoras o software de gestión, dispositivos móviles con perfiles manuales, firmas corporativas, carpetas públicas y archivos locales de correo que sólo existen en el portátil de un usuario.
Y el registro SPF, que si no se actualiza correctamente hace que el correo salga marcado como sospechoso justo el día del cambio.
Qué hace IT Encore
Hemos migrado plataformas de correo entre prácticamente todas las combinaciones posibles: Exchange local, IMAP sobre hosting tradicional, Plesk, Zimbra, Google Workspace, otros proveedores y traslados entre tenants de Microsoft 365.
El método es siempre el mismo y su fase más importante es la primera: el inventario. Antes de mover nada hay que saber cuántos buzones hay de verdad, cuáles son de persona y cuáles funcionales, qué alias existen, qué aplicaciones envían correo y qué integraciones dependen del servidor actual.
La migración se hace con el sistema antiguo en producción: primero se copia el histórico, después se cambia el MX en una ventana acordada y por último se sincroniza el delta de lo recibido durante la transición. Los primeros días posteriores se cubren con acompañamiento, porque es cuando aparecen los casos particulares.
Metodología de migración
- 1
Análisis
Plataforma de origen, versiones, volumen total, antigüedad del histórico y particularidades del entorno.
- 2
Inventario de buzones
Buzones de persona, compartidos, funcionales y de recurso, con tamaños, delegaciones y responsables.
- 3
Dominios
Verificación de todos los dominios y subdominios de correo en el tenant de destino.
- 4
DNS
Revisión y planificación de MX, autodiscover, SPF, DKIM y DMARC, con reducción previa de los TTL.
- 5
Identidades
Creación o sincronización de usuarios y grupos, y decisión entre identidad en la nube o híbrida.
- 6
Preparación
Licenciamiento, configuración del tenant, políticas de seguridad y prueba con un grupo piloto.
- 7
Sincronización
Copia del histórico con el servicio antiguo todavía activo, sin impacto para los usuarios.
- 8
Corte
Cambio de MX en ventana acordada, normalmente fuera de horario o en fin de semana.
- 9
Sincronización delta
Recuperación del correo que haya entrado en el sistema antiguo durante la propagación del DNS.
- 10
Validación
Pruebas de envío y recepción, dispositivos móviles, buzones compartidos, firmas y aplicaciones que envían correo.
- 11
Soporte posterior
Acompañamiento reforzado los primeros días, que es cuando aparecen los casos no previstos.
Orígenes desde los que migramos
Exchange local
Migración híbrida o por etapas según el tamaño y la versión, con posibilidad de coexistencia durante la transición.
IMAP y hosting tradicional
Buzones alojados en proveedores de hosting, con o sin acceso administrativo a la plataforma de origen.
Plesk y cPanel
Correo integrado en paneles de hosting, con extracción de cuentas, alias y reenvíos.
Servidores propios
Zimbra, Postfix, Dovecot y otras plataformas mantenidas internamente.
Google Workspace
Correo, calendarios y contactos, con su propia página: Google Workspace a Microsoft 365.
Otro tenant de Microsoft 365
Fusiones y consolidaciones: ver migración tenant to tenant.
Riesgos que controlamos
Correo perdido durante el corte
La sincronización delta recupera lo que haya entrado en el origen mientras se propaga el cambio de DNS.
SPF mal configurado
Se revisa antes del cambio para que el correo saliente no acabe marcado como sospechoso.
Aplicaciones que envían correo
Impresoras, software de gestión y notificaciones automáticas se inventarían y se reconfiguran.
Buzones compartidos y delegaciones
Se replican los permisos para que la mensajería de equipo siga funcionando igual.
Archivos locales de correo
Se localizan e incorporan los archivos que sólo existen en el equipo de un usuario.
Dispositivos móviles
Se prepara la reconfiguración de los perfiles de correo del teléfono, que es la incidencia más numerosa tras el cambio.
Preguntas frecuentes
¿Se pierde correo durante la migración?
No debería, y el método está diseñado para evitarlo. El histórico se copia con el sistema antiguo en producción y, tras el cambio de MX, se sincroniza el delta de lo recibido durante la propagación. El origen se mantiene disponible hasta que la validación es completa.
¿Cuánto dura el proyecto?
La preparación y la copia del histórico ocupan la mayor parte del calendario y no afectan al usuario. El corte en sí suele resolverse en una ventana de unas horas. El plazo total depende del volumen y del número de buzones, y se cierra tras el inventario.
¿Se migran los calendarios y contactos?
Sí, junto con el correo, cuando la plataforma de origen lo permite. En orígenes IMAP puros el calendario y los contactos no viven en el servidor de correo y hay que tratarlos aparte; se identifica en el análisis inicial.
¿Qué pasa con los buzones muy grandes o muy antiguos?
Se migran igualmente, aunque tardan más. En casos extremos se acuerda un corte de antigüedad y el histórico anterior se conserva en un archivo consultable, porque migrar quince años de correo tiene un coste de tiempo que no siempre compensa.
¿Se encargan también del licenciamiento?
Sí. Como partners de Microsoft podemos gestionar las licencias y, sobre todo, asesorar sobre qué plan encaja: es habitual encontrar organizaciones pagando planes superiores a lo que realmente utilizan.
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