Migración de Google Workspace a Microsoft 365
No es sólo mover el correo: hay que trasladar calendarios, contactos, documentos, grupos y permisos, y decidir qué pasa con los enlaces compartidos.
El problema
Google Workspace y Microsoft 365 resuelven lo mismo con modelos distintos, y esa diferencia es la fuente de casi todas las dificultades de una migración entre ambos.
Los documentos de Google no son ficheros: son objetos que viven en la plataforma y que, al migrar, hay que convertir a formatos de Office. Esa conversión funciona bien en la mayoría de los casos, pero no es neutra en documentos con macros, con formatos complejos o con fórmulas específicas de Hojas de cálculo.
Los permisos son el segundo punto delicado. Drive comparte mediante enlaces y permisos por objeto; SharePoint y OneDrive organizan la información en sitios y bibliotecas con herencia de permisos. Trasladar una estructura de una a otra sin pensarla acaba en una réplica desordenada.
Y hay un detalle que se descubre tarde: los enlaces compartidos con clientes o proveedores externos dejan de funcionar. Si la organización los usa en documentación o en firmas, hay que planificar la transición.
Qué hace IT Encore
Migramos entornos completos de Google Workspace a Microsoft 365, con un periodo de coexistencia que permite que las dos plataformas funcionen a la vez mientras dura la transición.
El alcance se decide al principio: si se migran sólo correo, calendario y contactos, o si se incluyen también los documentos de Drive y las unidades compartidas. Migrar el correo es relativamente mecánico; migrar el contenido de Drive exige decidir antes cómo se va a organizar la información en SharePoint, y esa es una decisión de negocio.
Trabajamos con un grupo piloto antes de mover a toda la organización. Con ese piloto se validan la conversión de documentos, el comportamiento de los calendarios compartidos y la experiencia real de los usuarios.
Qué se migra
- Correo. Histórico completo de Gmail, con su estructura de etiquetas convertida a carpetas de Exchange Online.
- Calendario. Eventos propios y recurrentes, invitaciones, salas y calendarios compartidos.
- Contactos. Contactos personales y directorio de la organización.
- Documentos. Contenido de Drive y de unidades compartidas, con conversión a formatos de Office cuando procede.
- Usuarios. Creación de las identidades en Entra ID, con asignación de licencia y política de contraseñas.
- Grupos. Grupos de Google convertidos a grupos de Microsoft 365 o listas de distribución, según su uso real.
- Dominios. Verificación de los dominios en el tenant de destino y planificación del cambio de DNS.
- Permisos. Traslado de la estructura de permisos, revisada y simplificada en lugar de replicada tal cual.
- Coexistencia. Periodo en el que ambas plataformas conviven, con encaminamiento de correo entre ellas.
- DNS. MX, autodiscover, SPF, DKIM y DMARC, con reducción previa de los TTL y verificación posterior.
Fases del proyecto
- 1
Inventario
Usuarios, buzones, volumen de Drive, unidades compartidas, grupos y aplicaciones conectadas.
- 2
Decisión de alcance
Qué entra en la migración y cómo se va a organizar la información en el destino.
- 3
Preparación del tenant
Dominios, identidades, licencias, políticas de seguridad y estructura de SharePoint.
- 4
Piloto
Migración de un grupo reducido y representativo, con validación funcional real.
- 5
Coexistencia
Activación del encaminamiento entre plataformas para que la transición no interrumpa el trabajo.
- 6
Migración por oleadas
Traslado por departamentos o equipos, respetando quién trabaja con quién.
- 7
Cambio de DNS
Conmutación del MX cuando la mayoría de los usuarios ya está en el destino.
- 8
Cierre
Sincronización final, validación, formación básica a usuarios y baja ordenada de Google Workspace.
Riesgos que controlamos
Conversión de documentos
Se prueba con documentos reales en el piloto, especialmente hojas de cálculo complejas y documentos con macros.
Enlaces compartidos externos
Se identifican los enlaces en uso con terceros y se planifica su sustitución.
Calendarios compartidos
Las reuniones recurrentes y las salas son la fuente habitual de incidencias tras el cambio.
Aplicaciones conectadas a Google
Servicios de terceros autenticados con la cuenta de Google que dejarán de funcionar.
Estructura de Drive replicada sin revisar
Copiar la desorganización de origen a SharePoint desperdicia la oportunidad de ordenarla.
Curva de aprendizaje
El cambio de herramientas afecta al día a día; una sesión breve de formación reduce mucho el ruido posterior.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden usar las dos plataformas a la vez durante la transición?
Sí, y es lo recomendable en organizaciones de cierto tamaño. Se configura la coexistencia para que el correo se encamine correctamente entre ambas mientras los usuarios se migran por oleadas.
¿Se conservan los documentos de Google?
Se convierten a formatos de Office. Los documentos de texto y las presentaciones se comportan bien; las hojas de cálculo con fórmulas específicas de Google o con macros requieren revisión. Por eso se prueba con documentos reales en el piloto.
¿Es obligatorio migrar también Drive?
No. Hay organizaciones que migran sólo correo, calendario y contactos y trasladan los documentos progresivamente. Es una decisión de alcance que afecta bastante al plazo y al coste.
¿Cuándo se da de baja Google Workspace?
Después de la validación completa y de un periodo prudente de convivencia. Nunca inmediatamente tras el cambio de MX: conviene mantener el acceso de sólo lectura hasta comprobar que no queda nada por rescatar.
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