Microsoft 365

Gestión y soporte de Microsoft 365

El tenant no se administra solo. Usuarios, licencias, permisos, seguridad y las mil peticiones del día a día.

El problema

Microsoft 365 se vende como un servicio que no requiere administración, y es cierto que nadie tiene que parchear un servidor de correo. Pero la administración no desaparece: se desplaza.

Lo que hay que gestionar ahora es otra cosa: quién tiene licencia y de qué tipo, quién accede a qué sitio de SharePoint, qué se comparte hacia fuera y con quién, qué permisos tienen los buzones compartidos, qué equipos de Teams se crearon para un proyecto que terminó hace dos años y qué cuentas siguen activas de personas que ya no están en la empresa.

Sin alguien al cargo, el tenant deriva. Las licencias se acumulan porque nadie da de baja a quien se va, la compartición externa crece sin control, los permisos se conceden y no se retiran y la configuración de seguridad se queda en los valores que había el día que se creó el tenant.

El coste de esa deriva es doble: se paga de más y se expone información sin saberlo.

Qué hace IT Encore

Administramos el tenant como parte del servicio gestionado: altas y bajas, licenciamiento ajustado al uso real, permisos, políticas de seguridad, resolución de incidencias y soporte a los usuarios.

La parte que más se agradece suele ser la menos visible: revisar periódicamente qué licencias están asignadas y a quién, qué cuentas siguen activas sin motivo, qué se está compartiendo fuera de la organización y qué privilegios administrativos hay concedidos.

Como partners de Microsoft podemos además gestionar las licencias y asesorar sobre el plan adecuado. Es frecuente encontrar organizaciones pagando planes superiores a lo que utilizan, y también lo contrario: perfiles infralicenciados para lo que realmente necesitan hacer.

Qué incluye el servicio

Administración de usuarios. Altas, bajas, cambios de puesto, buzones compartidos y gestión ordenada de salidas.
Licenciamiento. Asignación por perfil, revisión periódica de licencias no utilizadas y ajuste del plan contratado.
Exchange Online. Buzones, delegaciones, reglas de flujo, cuarentena, trazas de mensaje y resolución de problemas de entrega.
Teams. Creación y ciclo de vida de equipos, políticas de reunión, invitados y retirada de equipos inactivos.
OneDrive. Almacenamiento personal, sincronización, recuperación de ficheros y gestión del contenido de usuarios que salen.
SharePoint. Estructura de sitios, bibliotecas, permisos, compartición externa y políticas de retención.
Entra ID. Grupos, aplicaciones empresariales, roles administrativos y revisión periódica de accesos.
Seguridad. MFA, acceso condicional, protección del correo y respuesta ante cuentas comprometidas.
MFA. Despliegue, métodos de autenticación, gestión de excepciones y acompañamiento a los usuarios.
Políticas. Retención, compartición externa, dispositivos y prevención de pérdida de datos cuando procede.
Soporte. Atención a usuarios y a incidencias del entorno, con registro y seguimiento.
Informe periódico. Estado del tenant, licencias, incidencias, compartición externa y puntos de atención.

Escenarios habituales

Tenant heredado sin revisar

Entorno creado hace años, sin política de seguridad ni control de permisos ni de licencias.

Factura de licencias que no cuadra

Revisión de licencias asignadas frente a personas activas y ajuste del plan por perfil.

Compartición externa descontrolada

Documentación accesible mediante enlaces públicos creados hace tiempo por cualquier usuario.

Cuenta comprometida

Respuesta ante un buzón comprometido: contención, revisión de reglas de reenvío y refuerzo posterior.

Salida de un empleado

Procedimiento ordenado: bloqueo, conversión del buzón, recuperación de sus ficheros y liberación de licencia.

Crecimiento de la organización

Estructura de sitios, grupos y permisos que deja de sostenerse cuando se pasa de veinte a cien personas.

Preguntas frecuentes

¿Pueden gestionar el tenant si las licencias las contratamos por otra vía?

Sí. La administración es independiente de dónde se compren las licencias. Si el canal actual es claramente mejorable en coste o en condiciones, se indica, pero no condicionamos el servicio a cambiarlo.

¿Se puede reducir el gasto en licencias?

Con frecuencia sí. Las causas habituales son licencias asignadas a personas que ya no están, planes superiores a lo que se usa y perfiles operativos que no necesitan la misma licencia que un usuario de oficina. La revisión inicial cuantifica el margen real.

¿Incluye el soporte a los usuarios finales?

Puede incluirlo. Hay clientes que delegan sólo la administración del tenant y mantienen el soporte al usuario internamente, y otros que delegan ambos. Se define en el alcance junto con el servicio de soporte.

¿Qué ocurre si Microsoft tiene una incidencia?

Hacemos el seguimiento del incidente, informamos del alcance real y aplicamos las medidas paliativas posibles. Lo que no hacemos es prometer que podemos resolver una caída del servicio del proveedor: en esos casos el valor está en la información fiable y en las alternativas temporales.

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